Nước Mỹ mỗi năm bị mất khoảng 588 tỉ USD tương đương 5% GDP do tình trạng người lao động Mỹ không tập trung hoàn thành dứt điểm từng công việc một mà cứ đang làm dở việc A lại ngừng lại để suy nghĩ về việc B hay xử lý một việc C chen ngang. Đó là số liệu do Basex, công ty nghiên cứu công nghệ tin học ở New York đưa ra cuối năm 2005. 5 nguyên nhân gây đứt quãng công việc xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần là: – Một đồng nghiệp đến nói chuyện với bạn. – Bạn bị gọi đi khỏi vị trí làm việc của mình (hoặc tự nguyện đi khỏi). – Bạn đọc và trả lời thư điện tử. – Bạn chuyển sang làm một công việc khác trên máy tính, ví dụ đang soạn văn bản lại nảy ra ý lướt web. – Bạn sử dụng điện thoại (nghe, gọi, đọc tin nhắn và soạn tin nhắn gửi đi). Điều đáng chú ý là già nửa số nguyên nhân lại xuất phát từ việc sử dụng những thành tựu của tin học và viễn thông! Xử lý cái việc chen ngang xong, bạn phải mất một khoảng thời gian kha khá mới bắt tâm trí thực sự quay lại được với cái công việc vừa bị đứt quãng. Khoảng thời gian “sửa soạn quay lại” đó chính là sự lãng phí. Và cái phí xao nhãng (cost of not paying attention) này thật sự khổng lồ. Ở Việt Nam ta, cái chi phí xao nhãng này nếu chỉ tính ở mức 2% GDP cũng đã lên đến 1 tỉ USD mỗi năm. Ngày nay ở công sở không mấy ai không dùng ĐTDĐ, rất nhiều người dùng tới 2 chiếc. Nếu văn phòng được trang bị internet mạng LAN thì mỗi nhân viên đều có một đến vài hộp thư điện tử, lại có internet messenger để gửi và nhận tin ngắn tức thì, chưa kể rằng mỗi người còn có một điện thoại cố định kéo đến tận bàn. Thử kiểm đếm xem mỗi ngày bạn đã mất bao nhiêu thời gian để trả lời điện thoại, trả lời tin nhắn điện thoại, trả lời e-mail, trả lời tin nhắn internet messenger? Ngoại trừ những cuộc điện thoại, tin nhắn hay e-mail thực sự quan trọng và cần phải xử lý ngay để phục vụ công việc cấp bách ra, những cuộc không-có-cũng-không-sao và bao-giờ-xử-lý-cũng-được còn lại đã ngốn của bạn mất bao nhiêu thời gian? Và quan trọng hơn nhiều là bạn phải mất bao nhiêu thời gian để bắt tâm trí quay lại tiếp tục cái công việc vừa bị gián đoạn kia? Ở Việt Nam rồi đây sẽ có thống kê, còn ở Mỹ thì con số đó là 2,1 giờ/người/ngày, tương đương với 28% quỹ thời gian lao động của ngày (đối với nhân viên công nghệ thông tin làm việc trong các công ty quản lý đầu tư được điều tra chọn mẫu). Thống kê của Đại học California cũng cho thấy trung bình cứ mất 11 phút để giải quyết một công việc chen ngang thì phải mất tới 25 phút mới bắt tâm trí quay trở lại được với cái công việc chính vừa bị gián đoạn. Còn nghiên cứu của Microsoft thì cho biết lúc bắt đầu và lúc sắp hoàn tất một công việc là những thời điểm mà một công việc chen ngang sẽ gây hậu quả lớn nhất. Khi công việc vừa bắt đầu, cái việc chen ngang sẽ làm bạn quên mất mục tiêu đã đặt ra. Còn khi công việc sắp hoàn tất, nó sẽ bứt bạn ra khỏi việc ngẫm nghĩ để chuẩn bị cho những việc sẽ làm tiếp theo. Điều đáng ngạc nhiên nhất là ngay ở Mỹ, đất nước có rất nhiều nghiên cứu về kỹ năng sống và làm việc, cũng rất ít người áp dụng những biện pháp sơ đẳng nhất để công việc khỏi bị gián đoạn. Có tới 55% số người được hỏi nói rằng họ mở e-mail ngay khi nó tới hoặc ngay sau đó, bất kể mình đang bận đến mức nào. Hầu hết đều không dùng tới biện pháp tắt tín hiệu màn hình báo thư tới. Tức là hầu hết đều để cho mình bị những cỗ máy giết thời gian cám dỗ và sa ngã vào đó mà không hề có biện pháp chủ động phòng ngừa. Thấm thía mặt trái của việc lạm dụng công nghệ thông tin và viễn thông, ngày càng có nhiều người, nhất là những người hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, áp dụng nguyên tắc tắt hết ĐTDĐ, iPod, internet messenger; không đọc và gửi e-mail hay duyệt web v.v… khi đang phải tập trung giải quyết một công việc nào đó. Còn bạn thì sao? Bạn có thấy rằng từ nay mình cần phải rèn luyện tác phong chỉ làm một việc trong một thời điểm và hạn chế tới mức thấp nhất việc sử dụng ĐTDĐ, điện thoại bàn, e-mail, internet messenger, và cả việc lang thang không mục đích trên internet nữa, hay không?
Làm việc theo nhóm là phương pháp mới nhất nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên
7 kỹ năng được trình bày sau đây sẽ dùng trong suốt quá trình nghiên cứu mức độ “ăn rơ” của các thành viên trong nhóm:
1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên.
2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.
3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.
4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.
5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.
6. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.
7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Theo tiến sĩ M.Ballot thuộc trung tâm tư vấn việc làm ở Massachuset, có 15 tiêu chuẩn để đánh giá khả năng làm việc theo nhóm.
1. Lòng tin: Bạn có tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của đồng nghiệp không?
2. Bình tĩnh: Trong thời gian vô cùng gấp rút, bạn có khả năng giải quyết tình huống một cách bình tĩnh không?
3. Tôn trọng: Ý kiến của đồng nghiệp có được bạn quan tâm không? Bạn có rút ra được những ý tưởng của bản thân từ những ý kiến đó?
4. Hợp tác: Khả năng hoà nhập của bạn như thế nào với đồng nghiệp từ những lĩnh vực, khả năng, thậm chí quốc tịch khác nhau?
5. Tổ chức: Bàn làm việc của bạn có gọn gàng không? Bạn có làm việc theo kế hoạch đã vạch?
6. Khả năng làm việc dưới áp lực: Bạn có phát huy được tốt nhất khả năng khi làm việc dưới áp lực không?
7. Khả năng giao tiếp: Bạn thích tiếp xúc với nhiều người? Bạn luôn luôn thu hút được sự chú ý của mọi người trong mọi câu chuyện.
8. Khả năng kiểm soát tình huống: Khi một tình huống ngoài dự kiến xảy ra, bạn luôn luôn đưa ra được những bước cần thiết để giải quyết.
9. Khả năng thuyết phục: Bạn có đưa ra được những lý lẽ thích hợp để bảo vệ ý kiến của mình?
10. Lạc quan: Bạn có luôn tin rằng mình có khả năng tìm ra giải pháp khi “bị dồn đến chân tường”?
11. Trách nhiệm: Bạn luôn sẵn sàng tiên phong cho việc chung?
12. Kiên trì: Khi công việc đình trệ bạn sẽ cố gắng tiếp tục được bao lâu?
13. Quyết tâm: Bạn sẽ phản ứng như thế nào khi kết quả không được như mong muốn? Từ bỏ hay tìm một hướng giải quyết khác.
14. Nhạy bén: Bạn có dự tính được những tình huống khác nhau có thể xảy ra trong công việc? Bạn có khả năng giải quyết linh hoạt những tình huống đó không?
15. Lắng nghe: Bạn không ngắt lời đồng nghiệp khi họ đang muốn đưa ra ý kiến? Bạn có luôn khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến của riêng mình?
5 Kỹ năng giao tiếp thiết yếu đối với các chủ doanh nghiệp
Kĩ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều “có thì càng hay” nữa – nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt. Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì – tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách nhưng lại chẳng được lợi lộc gì. Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với những khách hàng tiềm năng của mình – chứ không phải người sáng sủa nhất hay có năng lực nhất – sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này.
Kĩ năng 1: Nói Kĩ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh-nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong công ty càng cao thì kĩ năng này lại càng trở nên cần thiết. Ngày nay, nói trước công chúng được xem như một tiêu chuẩn để đánh giá các nhà điều hành cao cấp. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lí hay các nhà đầu tư, bạn cũng sẽ vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ hàng ngày của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ thì có thể bạn sẽ phải nói để nuôi sống bản thân – nói một cách khác – hàng ngày, bạn sẽ phải nói chuyện với các khách hàng để bán được các sản phẩm hay dịch vụ của mình. Sự thành bại trong các cuộc nói chuyện luôn có liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu của bạn. Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với những khách hàng tiềm năng của mình – chứ không phải người sáng sủa nhất hay có năng lực nhất – sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Những người có khả năng nói tốt thường được đánh giá là thông minh hơn, có uy lực hơn và sẽ được kính nể hơn so với những người khác. Ngoài môi trường kinh doanh bạn cũng sẽ thường xuyên có cơ hội khai thác kĩ năng nói của mình – đó có thể là tại các câu lạc bộ gây quỹ, các vấn đề liên quan đến chính trị, hay tại các buổi liên hoan chia tay đồng nghiệp và bè bạn, hoặc trong buổi phát biểu thay mặt cho các tổ chức phi lợi nhuận hoặc trong các vụ kiện. Kĩ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều “có thì càng hay” nữa – nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt.
Kĩ năng 2: Nghe Việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán đươc hàng, có được thêm hay mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng các đồng nghiệp, nối lại hay phá huỷ một mối quan hệ công việc. Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động của con người, kĩ năng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của các chủ doanh nghiệp hay nhà quản lí trong các hoạt động kinh doanh. Plutarch đã từng nói: “Hãy học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được rất nhiều từ những kẻ không biết cách ăn nói”.
Kĩ năng 3: Viết Sớm hay muộn, mọi thứ quan trọng đều sẽ phải được viết ra. Tuy nhiên một điều không may là đối với một số các chủ doanh nghiệp thì hầu hết những bài viết gai góc nhất-hay ít nhất là các bản thảo của những người khác đang chờ soát lại -đều dồn cả trên bàn của bạn: đơn đề nghị của những khách hàng lớn, các hợp đồng cung ứng quan trọng, các công ty hợp doanh chiến lược, các tuyên bố về chính sách của công ty, các thông cáo báo chí gửi tới công chúng, thư gửi đến các nhà đầu tư. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác.
Kĩ năng 4: Điều hành một cuộc họp Các cuộc họp có thể giúp cho mọi thứ trở nên ổn thoả song nó cũng có thể ngốn mất 15 tiếng một tuần ngay cả với những ai có khả năng quản lí thời gian tốt nhất. Các chủ doanh nghiệp cần gặp gỡ với các khách hàng của mình để kí các hợp đồng lớn, gặp gỡ các nhà cung cấp để thương lượng về các điều khoản có lợi hơn, gặp gỡ các thành viên trong nhóm để định ra chiến lược mới cho quý hay cho năm sau, điều hành các cuộc họp với ban lãnh đạo để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì – tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận.
Kĩ năng 5: Dàn xếp các xung đột Làm chủ doanh nghiệp tất nhiên là sẽ phải có rất nhiêu xung đột. Nếu không phải là xung đột với khách hàng thì là xung đột nội bộ. Nếu không phải xung đột nội bộ thì lại là xung đột với các chính quyền hoặc cơ quan thanh tra, hoặc với các ban bộ chuyên đấu đá nhau, và xung đột với các cổ đông về các kỳ vọng và biện pháp thực hiện để có lợi nhuận mong muốn. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách nhưng lại chẳng được lợi lộc gì. Nếu trong hành trang của bạn vẫn thiếu các kĩ năng giải để quyết những vấn đề như thế này thì bạn sẽ khó lòng đạt được các kết quả cũng như mục tiêu kinh doanh của mình. Để có thể thu được những kết quả tốt hơn, bạn hãy học cách hoàn thiện những kĩ năng này và sau đó hãy trang bị chúng cho các nhân viên chủ chốt của mình.
Filed under: Giáo dục
